Votre plateforme est dépassée dès le premier jour: comment planifier la gestion de contenu Web pour le futur

Cela vous surprend-il d’apprendre que votre plateforme de gestion de contenu a une date de péremption ?

Les dates de péremption. Nous les vérifions quand nous faisons l’épicerie et avant de consommer notre nourriture. Nous savons tous que si le pot de yogourt dans le réfrigérateur a passé de un jour ou deux la date d’expiration, c’est probablement toujours sécuritaire de le manger. Cependant, si c’était six mois après la date de péremption, le mangeriez-vous ? Bien sûr que non! 

Alors, cela vous surprend-il d’apprendre que votre plateforme de gestion de contenu a également une date de péremption ? De la même façon, votre plateforme de gestion de contenu — que vous l’appeliez un système de gestion de contenu (CMS), ou une plateforme de gestion de contenu Web (WCM) — sera encore correcte si elle est un peu datée. Mais si vous attendez trop longtemps, tout comme le yogourt expiré vous rendra malade, une plateforme de contenu passé sa date de péremption peut nuire à votre entreprise et à votre performance.

Le cycle de vie moyen de votre plateforme de gestion de contenu numérique n’est pas long. Vous bénéficiez en général de trois à cinq ans avant d’avoir besoin d’un rafraîchissement. Le temps exact, cependant, varie en fonction de divers facteurs, comme votre industrie, votre budget et les changements technologiques.

À l’heure actuelle, par exemple, nous travaillons avec nos clients pour mettre à jour des sites qui ont été rafraîchis pour la dernière fois entre 2012 et 2017. Et nous pratiquons ce que nous prônons : chez Symetris, nous avons changé et mis à jour notre site Web quatre fois depuis sa création, en 2005, 2008, 2012, et plus récemment en 2019.

Pourquoi les systèmes de gestion de contenu numérique « expirent » ?

Il y a une variété de facteurs qui font en sorte que votre plateforme de gestion de contenu numérique a besoin d’une refonte :

  • Comme tout système technologique, votre CMS peut se dégrader au fil du temps. Comme plus de contenu est ajouté et plus d’utilisateurs interagissent avec elle, la plateforme peut accumuler des particularités au fil du temps et les performances peuvent en souffrir. À ce point, il peut être plus aisé de faire une refonte complète que d’essayer de résoudre une multitude de problèmes
  • Les besoins ou les goûts de votre entreprise ont peut-être changé depuis le dernier rafraîchissement, ce qui signifie que votre site peut ne plus convenir ou refléter les objectifs ou la vision de votre entreprise. De même, les changements de personnel dans l’équipe exploitant la plateforme peuvent avoir un impact sur la gestion et la stratégie derrière la plateforme et nécessiter une mise à jour.
  • Une technologie utilisée sur votre plateforme peut ne plus être prise en charge, ce qui signifie qu’il n’y a plus aucune mise à jour et pas de dépannage supplémentaire de la part du fournisseur. Les logiciels périmés affectent non seulement les performances d’un CMS, mais augmentent également votre vulnérabilité au piratage par des acteurs malveillants.
  • Ou peut-être un fournisseur vous a-t-il fait remarquer qu’il serait temps de changer. Peut-être qu’ils éprouvent des difficultés d’interface qui, en fin de compte, augmentent le coût de l’exécution des correctifs et des améliorations pour vous. Ou bien les fonctions offertes ont pris du retard par rapport aux normes de l’industrie et ont besoin d’être modernisées.

Soyez informé de la date de péremption de votre CMS

La première étape d’une gestion efficace du cycle de vie de la plateforme est de comprendre et de prendre le contrôle de la date d’expiration de votre plateforme de gestion de contenu numérique. Sachez quand elle commence à montrer de l’âge, et à quel moment débuter le processus de changement, avant qu’elle n’expire.

Manquer de contrôle sur ce processus peut avoir de graves conséquences négatives :

  • Le besoin critique d’un replatforming arrive comme une surprise, et vous force à précipiter le processus de sélection de la technologie et les approbations, ainsi que d’engager les fournisseurs à la dernière minute.
  • Ce sera plus coûteux puisque vous n’aurez pas le temps de bien réfléchir à quelles fonctionnalités sont nécessaires, et lesquelles sont optionnelles. Vous risquez d’en inclure trop par crainte d’en manquer.
  • Votre site court le risque d’être ennuyeux. Lorsque vous vous précipitez, vous avez tendance à prendre des décisions prudentes en raison des contraintes de temps, au lieu d’aller vers quelque chose de plus audacieux.

Gardez à l’esprit que toutes les parties d’un écosystème numérique n’expirent pas en même temps, il est donc essentiel de connaître et de comprendre la date de péremption de vos plateformes et de prendre des mesures pour les tenir à jour en tout temps.
 
Connaître l’échéancier au moment où votre plateforme a besoin d’une mise à jour a des avantages supplémentaires qui vous permettent de maximiser le retour sur investissement du réaménagement. Par exemple, vous pouvez planifier et justifier le budget nécessaire à une refonte. De même, de nouvelles options et fonctionnalités sont constamment développées, et avoir votre date de rafraîchissement à l’esprit vous aidera à vous concentrer sur celles à implémenter le moment venu.

Évitez de vous retrouver le dos au mur

Un danger important avec le réaménagement d’une plateforme est de sous-estimer le peu de temps que vous avez et la quantité de travail qu’il y a à faire.

Dans le cas d’un replatforming moyen, vous disposez d’environ quatre semaines pour répondre à toutes les questions de vos fournisseurs, trouver les données historiques, coordonner et valider avec toutes les parties impliquées, et faire tout ce dont vous avez besoin pour vous assurer que votre nouvelle plateforme peut être mise en ligne comme prévu. Et n’oubliez pas que toutes ces informations doivent être collectées et prêtes à être implémentées avant la date d’expiration de votre plateforme existante.

Certaines parties de votre site sont plus faciles à « déplacer » que d’autres, comme le message ou le contenu. Celles-ci changent rarement et peuvent être déplacées plus facilement que d’autres fonctionnalités. Mais l’une des choses clés à réaliser est que vous avez probablement plus d’actifs que vous ne le pensez.

Vos actifs comprendront :

  • Ce que votre public sait de vous : articles, dossiers, communiqués de presse, contenu que vous donnez à votre public ; c’est généralement ce qui est le plus facile à transférer
  • Ce que vous savez de votre public : profils d’utilisateurs, courriels, interactions
  • Ce que vous savez sur vous-même : métadonnées, autorisations, révisions de contenu, processus, etc.

5 conseils pour vous aider à diriger votre replatforming

Si vous considérez nécessaire de replateformer bientôt, nous voulons vous aider. Voici cinq conseils clés, basés sur notre expérience avec nos clients et avec nos propres refontes de site, à garder à l’esprit pendant que vous vous préparez.

  1. Cartographiez votre écosystème numérique. À quelle fréquence cartographiez-vous vos systèmes ? Assurez-vous de tracer la fréquence de la cartographie, des données et des systèmes que vous avez, en comprenant comment les parties impliquées utilisent ces systèmes
  2. Éliminez les gaspillages. Quelles parties de votre système sont utilisées ? Quelles données sont collectées mais non utilisées, créant une surcharge ? Nettoyez et débarrassez-vous de la documentation et des outils qui ne sont plus utilisés
  3. Maintenez une « carte de route ». Préparez-vous toujours à la « prochaine étape » et gardez séparée des autres la documentation pour les sections de votre système qui expirent moins rapidement
  4. Familiarisez-vous. Connaissez les forces qui guident l’architecture de votre écosystème (voir schéma).
  5. Obtenez de l’aide extérieure ! Indépendamment de vos antécédents ou capacités, se lancer dans un replatforming sans encadrement extérieur vous met en désavantage. S’appuyer sur des experts externes vous permettra de tester des idées avec des gens qui ont une expérience approfondie à aider des clients dans ce processus, et aidera, dans l’ensemble, votre replatforming à aller plus vite.
     

Si vous suivez ces cinq lignes directrices lors de votre replatforming, basé sur notre expérience et celle de nos clients, vous pouvez vous attendre à ce que votre courbe d’investissement soit plus plate, vous perdrez moins d’argent et de temps, et vous pouvez prolonger le cycle de vie de vos plateformes de gestion de contenu.

Après avoir lu ceci, avez-vous constaté que votre plateforme est sur le point d’expirer ? Partagez ce que vous cherchez à réaliser dans le formulaire ci-dessous. L’un de nos experts en solutions numériques vous contactera dans un délai d’un jour ouvrable pour discuter de vos options.