Au cours du cycle de vie d’un projet, il existe un moment où il est nécessaire de tirer un bilan des actions passées et des résultats obtenus. Ce moment est souvent appelé « post-mortem » et se situe après la livraison du produit (ou d’un jalon important).
Objectif du post-mortem
Au sein d’une organisation, les projets s’enchaînent à la suite, voir en parallèle, pour une grande majorité des collaborateurs.
Sans temps mort, il est de fait difficile d’avoir un recul sur ces projets. On prend surtout le risque de se retrouver avec des équipes démoralisées ou des projets défaillants, faute d’avoir pu les réajuster.
De nombreuses questions se posent donc au niveau stratégique (ensemble des projets) et tactique (un projet).
Au niveau tactique :
1. Quels ont été les étapes-clés du projet ?
2. Quelles étapes ont rencontré des difficultés ou ont été mal vécues ?
3. Quelle est la satisfaction globale de l’équipe du projet, des partenaires, et du client ?
4. Quels processus de travail se sont révélés pertinents, efficaces ou intéressants ?
Au niveau stratégique :
1. Le « workflow » des processus est-il logique et optimisé ?
2. Les interactions et coordination entre les différents projets et équipes sont-elles suffisamment transparentes et claires ?
3. Nos offres de services reflètent-elles la réalité des projets ?
À ne jamais oublier, le post-mortem n’a pas pour objectif de porter un blâme sur une personne ou une équipe, mais au contraire de permettre de visualiser les enjeux redondants, les points à améliorer, et planifier l’effort de progression.
Comment l’appliquer ?
Étape 1 – L’analyse et l’identification
Le post-mortem se prépare en amont. Chaque personne ayant participé au projet doit se faire la réflexion sur des points précis tels que :
- Le respect des spécifications du projet
- Les défis rencontrés lors du projet
- L’efficacité et transparence de l’information
- Le temps prévu versus le temps passé
- A-t-on eu ou perçu des signaux d’alarme (interne ou client) ?
Étape 2 – La réunion
Il n’y a pas qu’une réunion post-mortem, mais plusieurs.
Réunion pour l’équipe du projet :
Lors de la réunion, les participants soulèvent les bons et mauvais points du projet. Il est alors possible de lister et catégoriser ces points pour les prioriser. La réunion ne doit pas s’éterniser, compter une heure maximum.
Réunion avec l’équipe client :
Les mêmes points sont soulevés, mais cette fois-ci avec la vision cliente. Des disparités sur les enjeux peuvent apparaître par rapport à ceux de l’équipe, ces points sont essentiels à retenir car elles sont souvent révélatrices des éléments à améliorer et prévoir.
Étape 3 – Le plan d’action
Le post-mortem indique la fin du projet, mais surtout le début de vie du produit. Les actions prises permettront aux futurs projets (avec un même client ou avec de nouveaux) d’éviter de reproduire les mêmes enjeux.
Ces actions prises peuvent être très diverses, mais voici des exemples :
- Modification du calcul des estimés
- Modification d’un processus du projet (ex : contrôle-qualité)
- Apprentissage et formation sur une technologie
Conclusion
Un post-mortem isolé ne sera pas efficace, et aura au contraire un effet inverse. Les équipes comme le client auront le sentiment qu’il s’agit de réunions « pour la forme » sans effet concret.
C’est pourquoi, chaque projet doit avoir son post-mortem car celui-ci doit faire partie prenante de votre processus de gestion d’un projet.
De même, les effets de votre liste d’action ne seront que rarement visibles à court-terme. Cette liste d’action doit être perçue comme un projet à part entière au niveau de l’organisation.
