6 étapes pour souligner un événement important dans votre entreprise

6 étapes pour souligner un événement important dans votre entreprise

9 Avr

Lorsque notre président Brad Muncs a créé Symetris, il ne se doutait pas qu’il dépasserait les 10 ans en affaires. Dans l’industrie des technologies, 10 ans, ça mérite un événement! Voulant souligner ce jalon important, il a organisé une soirée pour remercier ses clients, partenaires et employés de leur fidélité.

 

 

 

Organiser un événement d’affaires est similaire à créer un plan d’affaires : il faut une stratégie et une série d’actions pour transformer votre souhait en une réalité tangible et à l’image de votre entreprise.

Voici les 6 étapes pour souligner un événement important et garantir une organisation optimale.

1 - Cibler votre intention

L’événement est un prétexte à votre intention, c’est-à-dire que si vous voulez souligner les efforts de vos employés versus célébrer un partenariat avec un fournisseur majeur, les deux événements seront complètement différents.

Quand l’annonce vise vos clients ou un partenaire externe, il faut penser à la formule qui est la plus susceptible de les intéresser et l’image que vous voulez projeter : un 5@7 dans un resto branché ou un cocktail dinatoire dans un lobby d’hôtel? Un événement le lundi/mardi transmettra une image plus corporative qu’une soirée le jeudi ou vendredi, où l’on s’attendra à une soirée plus festive.

Si vous voulez souligner les efforts de votre équipe, pensez à ce qu’ils aiment et comment vous pouvez leur offrir une surprise qui reflète ce qui a été accompli! Vendredi après-midi de congé, soirée thématique au nouveau restaurant du quartier, fin de semaine de teambuilding avec spa/massage, et ainsi de suite.

2 – Choisir la bonne formule

Pour qu’un événement soit une réussite, il faut créer un facteur “hype” et transmettre l’idée que votre soirée sera LE grand événement de la saison ou de votre industrie. Infolettre, annonces sur votre site, entrevue dans les médias, teasers dans les médias sociaux : il vous faut une stratégie qui sera exécutée par un bon communicateur.

Faîtes une courte recherche des événements dans votre industrie pour bien choisir votre date et votre formule. Si le Cirque du Soleil ou C2Mtl est en ville, il serait sage de changer la journée.

Le lieu est tout aussi important car il communique une image subconsciente. Un club privé transmettra l’idée de prestige et d’élégance avec un fort attachement aux traditions, tandis qu’une galerie d’art soulignera votre avant-gardisme, votre aspect d’innovation et permettra d’accrocher votre propre visuel/campagne puisque l’espace est modulaire.

3 - Inviter les VIP

Quand on réussit un triathlon, il y a toute une équipe derrière le vainqueur : entraîneur, physiothérapeute, nutritionniste, famille et amis. C’est la même chose pour votre entreprise, les bons coups sont le reflet d’une multitude d’efforts orchestrés par divers intervenants. C’est pourquoi vous devez traiter tous vos invités comme des VIP, aucune exception!

Voici quelques idées qui laisseront vos invités sur une bonne impression :

  • Sac cadeau par participant
  • Mot personnalisé du président
  • Photo booth avec les directeurs (et accessoires!)
  • Remboursement du taxi
  • Plateaux de bouchées pour les carnivores et les végétariens

4 - Le diable est dans les détails

Organiser un événement nécessite une minutie hors pair, il faut canaliser la planificatrice  en vous. Sortez votre plus beau papier et commencer à imprimer ces diverses listes :

  • Types de communication aux participants (invitation, courriel d’information et de rappel, infolettre)
  • Contenu de chaque communication (but de l’événement, date, lieu, durée, façon de confirmer sa présence, code vestimentaire)
  • Stratégie de communication aux médias (si applicable)
  • Fournisseurs à joindre (nourriture, boissons, mobilier, photographe, décoration)
  • Contrat pour chaque fournisseur (inscrivez-y vos attentes, les coûts fixés et le délai de livraison)
  • Échéancier par fournisseur et par département interne si le personnel est impliqué dans l’organisation
  • Déroulement souhaité de la soirée

Les petites attentions font toujours une grande différence. Pensez à prévoir un vestiaire si votre événement est en hiver ou s’il y aura peu de chaises pour déposer son manteau. Aussi, une personne à l’accueil est un must pour diriger les invités, répondre à leurs questions, prendre leur présence (en tant qu’organisateur vous voulez savoir qui était sur place) et remettre les cadeaux à la fin de la soirée.

5 – Jouer pour briser la glace

Si vous êtes une grande entreprise, il y a de forte chance que les employés ne se connaissent pas tous entre eux ou qu’ils rencontrent pour la première fois certains clients.

Un jeu de brise-glace est un moyen efficace pour encourager une première approche et laisser tomber les titres pour échanger et mieux se connaître. Votre système n’a pas besoin d’être onéreux, un tour au Dollarama peut être amplement suffisant.

Par exemple, lors des 10 ans de Symetris, nous avons donné des étoiles qui collent sur les vêtements (tous nos participants étaient la “star” de notre soirée) avec un système de couleur affiché à la table d’accueil et divers endroits dans la salle :

  • Bleu pour les employés et la famille
  • Vert pour les partenaires
  • Rouge pour les clients

Attention aux épingles! Elles feront un trou dans les robes et divers matériaux (soie, lin, etc.)

6 - Partagez la bonne nouvelle

En tant que coordonnateur d’événement, il est important de remercier les invités qui étaient présents à votre soirée, que ce soit par un courriel, un appel ou une carte de remerciement. Quelle belle opportunité de souligner à quel point vous appréciez votre partenariat d’affaires avec chaque participant!

Une fois l’événement passé, vous pourrez prévoir les prochaines communications (communiqué de presse, galerie photos sur votre site ou votre intranet, photo d’équipe remise à chaque employé avec un mot personnalisé, etc.).

Du mémo à une soirée festive, vos employés et vos clients seront enchantés que vous reconnaissiez leur apport à votre entreprise. Bon événement!

Crédit photo: sororitysugar.tumblr.com

Tags : célébration, clients, Événement, web, wordpress

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